Objectif du poste 

L’Office Manager coordonne et supervise les tâches administratives de
l’entreprise et s'assure que les process et procédures sont conformes
et respectés.

Il agit dans le respect de la législation, de l’éthique et des process de
Theramex en vigueur.

Principales responsabilités 

Sans que cette liste soit exhaustive:

• Assurer les services généraux de l’entreprise

Accueil physique et téléphonique, Gestion du courrier, Gestion des fournitures de bureaux et consommables, Maintien des équipements du bureau, Sécurité des locaux en lien avec le bâtiment et veiller à la conformité des équipements

• Assurer la gestion du Parc Automobile

Déterminer et anticiper les besoins liés à la flotte automobile puis s’occuper de la mise à disposition / restitution des véhicules de fonction et reporting, Assurer la gestion des contraventions, le contrôle des factures, Gestion des sinistres et cartes essences

• Suivre la Comptabilité locale

Création des fournisseurs, Enregistrement des devis / dons / acomptes / Factures de tous les services, Transmission des bons de commande aux fournisseurs, Réception des factures et transmission à la comptabilité, Suivi Excel des dépenses

• Accompagner la Direction Générale, Marketing, Commerciale, Réglementaires & Pharmaceutiques, Ressources Humaines et Médicales dans leur gestion administrative

• Coordonner les réunions internes, séminaires et autres événements de l’entreprise

Formation / Expériences

• Bac + 2/3 en administration commerciale, en communication ou équivalent
• 2 - 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste de gestion de bureau / administrative
  

Compétences clés et qualités personnelles

Compétences-clés:

• Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation
• Excellentes compétences de communication écrites et orales et interpersonnelles
• Excellentes aptitudes de résolution de problème et capacités d'analyse 
• Parfaite connaissance des produits de Microsoft Office

Qualités personnelles :

• Valeurs personnelles de qualité
• Courageux, Résiliant, Autonome
• Analytique et synthétique, Leadership
• Force de proposition et d’initiative
• Curiosité, pro activité, enthousiasme, esprit positif et énergie
• Rigueur, organisation